Tijdens een sessie van een paar uur leg je je machine niet even neer om berichten te beantwoorden. Toch komen ze binnen: of je nog plek hebt voor een kleine tattoo, wanneer een intake kan, hoe het zit met de aanbetaling voor een grotere sessie. Blijft zo’n vraag lang liggen, dan kiest een klant soms een andere studio. BarbrFlow is software voor tattoo studio’s die deze berichten opvangt. De WhatsApp-assistent antwoordt op het nummer van je studio, kijkt welke artiest wanneer vrij is en legt de afspraak vast na bevestiging. Aanbetalingen lopen via je eigen betaalaccount en herinneringen gaan automatisch. Jij blijft bij je werk, en vragen over het ontwerp komen gewoon bij jou.
Zo werkt het
Klanten appen je studio zoals ze gewend zijn. De assistent herkent wat ze willen, bijvoorbeeld een intake of een sessie bij een bepaalde artiest, en biedt alleen tijden aan die echt vrij zijn. Ontbreekt er informatie, dan stelt hij een gerichte vraag. De afspraak staat pas vast na bevestiging van de klant. Vragen die jouw inschatting nodig hebben, zoals over het ontwerp, de plek op het lichaam of een prijs op maat, geeft de assistent aan jou door.
Iedere artiest krijgt eigen werktijden en eigen diensten. Je stelt diensten in met hun eigen duur, van een korte intake tot een sessie van een halve dag, en de agenda plant daar precies omheen zonder dubbele boekingen. Een stel dat samen een matching tattoo wil, boek je als twee plekken achter elkaar. In het dashboard zie je per dag welke artiest wat heeft staan en waar nog ruimte is.
Een klant die niet komt opdagen voor een sessie van vier uur, kost je een halve werkdag. BarbrFlow stuurt vóór de afspraak een WhatsApp-herinnering met de datum, de tijd en de artiest. Moet de klant verzetten, dan kan dat in hetzelfde gesprek, binnen de regels die jij hebt ingesteld. Valt er toch een plek vrij, dan biedt de wachtlijst die aan klanten voor wie die tijd past.
In de tattoowereld is een aanbetaling heel gewoon, en met BarbrFlow hoef je er niet achteraan. Na het boeken krijgt de klant een betaallink in WhatsApp en betaalt met iDEAL via het Mollie- of Stripe-account van je studio. Het geld komt direct bij jou binnen; BarbrFlow bewaart alleen de betaalstatus bij de afspraak. Jij bepaalt de hoogte van de aanbetaling en je annuleringsregels. In het dashboard volg je bezetting, omzet en no-shows per artiest.
Je stelt zelf in voor welke klanten een aanbetaling geldt en hoe hoog die is. De klant krijgt een betaallink in WhatsApp en betaalt met iDEAL via het eigen Mollie- of Stripe-account van je studio.
Ja. Je stelt ze in als aparte diensten met elk een eigen duur, en de klant boekt ze los van elkaar.
Algemene vragen over je diensten, tijden en regels wel. Vragen waarvoor jouw vakmanschap nodig is, zoals over een ontwerp of een prijs op maat, krijg jij terug zodat je zelf antwoordt.
Probeer BarbrFlow 14 dagen gratis. Daarna €249 per maand per zaak, exclusief btw en all-in bij normaal gebruik: geen lage vanafprijs met achteraf een losse rekening voor je WhatsApp-berichten. Maandelijks opzegbaar, zonder opzegtermijn.