BarbrFlow is een AI-receptionist voor kapperszaken: de software beantwoordt WhatsApp-berichten van klanten namens de kapperszaak, plant afspraken in, vraagt aanbetalingen en stuurt herinneringen. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens. Hieronder staat welke, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn.
1. Wie is verantwoordelijk
Voor kapperszaken die BarbrFlow gebruiken (accountgegevens, facturatie, gebruik van het dashboard) is BarbrFlow de verwerkingsverantwoordelijke.
Voor klanten van een kapperszaak (de mensen die via WhatsApp boeken) is de kapperszaak zelf de verwerkingsverantwoordelijke. BarbrFlow verwerkt die gegevens als verwerker, in opdracht van de kapperszaak en op basis van een verwerkersovereenkomst die onderdeel is van onze voorwaarden.
2. Welke gegevens wij verwerken
Van kapperszaken (onze klanten)
- Bedrijfsnaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), telefoonnummer voor meldingen, logo.
- Gegevens van medewerkers die de eigenaar invoert: naam, werkzaamheden, werktijden, en bij een eigen login: e-mailadres.
- Abonnements- en betaalgegevens via Stripe. Wij slaan geen kaart- of rekeningnummers op.
- Koppelgegevens voor WhatsApp (Meta), Mollie of Stripe: tokens en sleutels, versleuteld opgeslagen.
Van bevoegde BarbrFlow-beheerders via Google
- De Google-accountnaam en de Google-resources waarvoor de beheerder uitdrukkelijk toegang geeft, zoals Search Console-sites, Analytics-accounts en het eigen Google Business Profile van BarbrFlow.
- Een OAuth-toegangstoken en vernieuwingstoken waarmee uitsluitend de hieronder beschreven Google-beheertaken worden uitgevoerd. BarbrFlow ontvangt of bewaart nooit het Google-wachtwoord.
Van klanten van een kapperszaak
- Telefoonnummer (WhatsApp), naam zoals de klant die zelf noemt, eventueel e-mailadres.
- De inhoud van WhatsApp-gesprekken met de receptionist, inclusief spraakberichten die naar tekst worden omgezet.
- Afspraken: dienst, medewerker, datum en tijd, status, betaalstatus en aanbetalingen.
- Voorkeuren die de klant noemt of de kapper invult (vaste kapper, taal) en notities van de salon.
- Of de klant toestemming gaf voor terugkom-berichten, en wanneer die verstuurd zijn.
3. Waarvoor en op welke grondslag
- Uitvoeren van de dienst (afspraken boeken, wijzigen, annuleren, herinneren, betalen): noodzakelijk voor de overeenkomst tussen de klant en de kapperszaak, en tussen de kapperszaak en BarbrFlow.
- Het beantwoorden van berichten door kunstmatige intelligentie. De tekst van een bericht wordt, zonder telefoonnummer, verstuurd naar een AI-aanbieder (OpenAI of Anthropic) om de bedoeling van het bericht te bepalen en een antwoord op te stellen. Deze aanbieders gebruiken die gegevens niet om hun modellen te trainen.
- Terugkom-berichten (marketing namens de kapperszaak): alleen met toestemming van de klant, die de klant op elk moment kan intrekken door STOP te antwoorden.
- Facturatie en administratie van kapperszaken: wettelijke verplichting en overeenkomst.
- Beveiliging en foutopsporing: gerechtvaardigd belang; logboeken bevatten geen berichtinhoud buiten wat nodig is om fouten te herleiden.
4. Met wie wij gegevens delen
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): voor het ontvangen en versturen van WhatsApp-berichten.
- OpenAI en Anthropic: voor het begrijpen en beantwoorden van berichten (zie punt 3).
- Mollie of Stripe: voor aanbetalingen van klanten (op de rekening van de kapperszaak) en voor abonnementsbetalingen van kapperszaken.
- Cloudflare: netwerk- en beveiligingslaag voor onze servers.
- Google Analytics: alleen na jouw toestemming op de publieke website, om geaggregeerd websitegebruik te meten. Advertentiepersonalisatie en Google-signalen staan daarbij uit.
Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. De gegevens staan op servers in Nederland; voor de genoemde partijen buiten de EU gelden de EU-standaardcontractbepalingen.
5. Website-analyse en cookies
Op de publieke website laden wij Google Analytics pas nadat je op Accepteren hebt geklikt. Zonder toestemming wordt de analysetag niet geladen. Google Analytics kan na toestemming first-party cookies plaatsen om bezoeken van elkaar te onderscheiden. Wij gebruiken deze meting om te begrijpen welke pagina's worden bezocht en waar de website kan worden verbeterd; niet voor gepersonaliseerde advertenties.
Je keuze wordt lokaal in je browser bewaard. Via Cookie-instellingen onderaan elke pagina kun je je keuze later wijzigen. Als je toestemming intrekt, zetten wij de analysetoestemming uit en verwijderen wij de Google Analytics-cookies die via barbrflow.com zijn geplaatst.
6. Google API-gegevens voor BarbrFlow-beheer
De koppeling BarbrFlow Google-beheer is alleen bedoeld voor bevoegde BarbrFlow-beheerders. Accounts van kapperszaken of hun klanten worden niet automatisch met Google gekoppeld. Een beheerder kiest zelf het Google-account en geeft per OAuth-scherm toestemming voor deze toepassingen:
- Google Search Console: eigendom en zoekprestaties van barbrflow.com controleren, technische SEO-problemen onderzoeken en toegestane website-instellingen beheren.
- Google Analytics Admin: de Analytics-accounts en instellingen van BarbrFlow bekijken en, wanneer nodig, beheerinstellingen aanpassen.
- Google Business Profile: het eigen bedrijfsprofiel van BarbrFlow bekijken en beheren zodra Google voor het Cloud-project API-toegang heeft goedgekeurd.
- Google Site Verification: het eigendom van BarbrFlow-domeinen controleren en beheren.
Het Google-vernieuwingstoken staat in een afzonderlijke credentialmap op de private BarbrFlow-server en is alleen leesbaar voor het daarvoor bestemde besturingssysteemaccount. Google API-gegevens worden alleen gebruikt voor de hierboven genoemde beheerhandelingen. Wij verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties of AI-training en delen ze niet met andere partijen, behalve voor de technisch noodzakelijke verwerking door Google zelf.
De koppeling blijft bewaard totdat de bevoegde beheerder de toegang intrekt of totdat deze niet meer nodig is. Daarna verwijderen wij het token en lokaal opgeslagen Google-beheerdata binnen 30 dagen. Operationele logboeken bevatten geen toegangstokens en worden zo beperkt mogelijk bewaard.
Het gebruik en de overdracht door BarbrFlow van informatie die via Google API's is ontvangen, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Meer uitleg staat op Google-integratie.
7. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Afspraken en gesprekken: zolang de kapperszaak klant is, zodat de receptionist de historie van een klant kent. De kapperszaak kan een klant op elk moment laten verwijderen.
- Na opzegging door een kapperszaak: alle gegevens van die zaak en haar klanten worden binnen 30 dagen verwijderd, met uitzondering van factuurgegevens die wij 7 jaar moeten bewaren.
- Reservekopieën worden na uiterlijk 14 dagen overschreven.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van je gegevens en het recht om bezwaar te maken. Ben je klant van een kapperszaak, richt je dan tot die kapperszaak; zij kunnen je gegevens direct in BarbrFlow inzien en verwijderen. Kom je er niet uit, dan helpen wij: privacy@barbrflow.com. Zie ook Gegevens verwijderen. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld (TLS). Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen; applicatietokens en API-sleutels worden versleuteld of in afzonderlijke, strikt toegangsbeperkte credentialmappen opgeslagen. Toegang tot gegevens van een kapperszaak is strikt gescheiden per zaak. Medewerker-logins zien alleen de agenda.
10. Wijzigingen
Bij belangrijke wijzigingen informeren wij kapperszaken per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.