Je staat met de schaar in je hand en je telefoon blijft trillen. Een klant wil morgen knippen, een ander wil zijn afspraak verzetten en een derde vraagt wat een kleuring kost. Tussen twee klanten door antwoord je snel, maar ’s avonds zie je pas hoeveel berichten er nog openstaan. BarbrFlow is software voor kappers die dat werk overneemt. De WhatsApp-assistent beantwoordt klanten op het zakelijke nummer van je kapperszaak, kijkt in je echte agenda en zet de afspraak erin zodra de klant bevestigt. Herinneringen en aanbetalingen gaan automatisch mee. Jij houdt overzicht in één dashboard en kunt elk gesprek zelf overnemen. Zo blijft je aandacht bij de klant in je stoel.
Zo werkt het
Klanten sturen gewoon een appje, zoals ze gewend zijn. ‘Kan ik zaterdag knippen bij Sanne?’ is genoeg. De assistent vraagt door als de dienst of de tijd nog niet duidelijk is, biedt alleen tijden aan die echt vrij zijn en legt de afspraak pas vast als de klant ja zegt. Verzetten en annuleren gaan in hetzelfde gesprek, binnen de regels die jij instelt. Heeft een vraag jouw oordeel nodig, dan krijg je het gesprek terug met alles erbij.
In het dashboard zie je per dag wie er staat, wat er gepland is en waar nog ruimte zit. Je stelt diensten in met hun eigen duur, zodat een knipbeurt en een kleuring allebei precies passen. Werk je met meerdere kappers, dan krijgt iedere medewerker eigen werktijden en diensten. Klantgegevens en eerdere afspraken staan bij elkaar, dus ‘hetzelfde als vorige keer’ is geen raadspel.
Een vergeten afspraak is een lege stoel. BarbrFlow stuurt je klanten vóór hun afspraak een WhatsApp-herinnering met datum, tijd, dienst en kapper. Kan de klant toch niet, dan verzet die de afspraak in hetzelfde gesprek in plaats van weg te blijven. Valt er een plek vrij, dan biedt de slimme wachtlijst die plek aan klanten voor wie dat tijdstip en die dienst passen.
Wil je zekerheid bij langere behandelingen zoals kleuren of highlights? Zet dan een aanbetaling aan. De klant krijgt een betaallink in WhatsApp en betaalt met iDEAL via je eigen Mollie- of Stripe-account. Het geld komt rechtstreeks bij jou binnen; BarbrFlow zet alleen de betaalstatus bij de afspraak. Jij bepaalt voor welke klanten dat geldt en tot wanneer gratis annuleren kan. In het dashboard zie je daarnaast bezetting, omzet en no-shows per medewerker.
Nee. Ze appen naar het zakelijke WhatsApp-nummer van je kapperszaak, net als nu. Voor hen verandert er niets, behalve dat ze sneller antwoord krijgen.
Ja. Als zelfstandige kapper gebruik je één agenda. Groeit je team, dan voeg je medewerkers toe met hun eigen werktijden en diensten.
Nee. Hij biedt alleen tijden aan die passen bij je diensten, medewerkers, werktijden en de actuele agenda, en boekt pas na bevestiging van de klant.
Probeer BarbrFlow 14 dagen gratis. Daarna €249 per maand per zaak, exclusief btw en all-in bij normaal gebruik: geen lage vanafprijs met achteraf een losse rekening voor je WhatsApp-berichten. Maandelijks opzegbaar, zonder opzegtermijn.