Bei einem Online-Buchungssystem klickt sich Ihr Kunde selbst durch einen Kalender. Eine KI-Rezeption in WhatsApp funktioniert andersherum: Ihr Kunde schreibt einfach eine Nachricht, wie er es gewohnt ist, und die Rezeption schlägt Zeiten vor, bucht den Termin und regelt Änderungen im selben Chat. Beide füllen Ihren Kalender. Der Unterschied ist, wer die Arbeit macht: Ihr Kunde oder die Rezeption.
So funktioniert es
Sie teilen einen Link oder setzen einen Button auf Ihre Website oder Ihr Instagram-Profil. Der Kunde wählt selbst eine Leistung, einen Mitarbeiter und eine Uhrzeit und gibt seine Daten ein. Das funktioniert gut für Kunden, die gern selbst klicken und genau wissen, was sie wollen.
Hat ein Kunde eine Frage oder möchte er eine Zeit, die nicht in der Liste steht, schickt er Ihnen trotzdem eine Nachricht. Die beantworten Sie selbst, zwischen zwei Kunden.
Sie verbinden Ihre eigene geschäftliche WhatsApp-Nummer über die offizielle WhatsApp-Business-Anbindung von Meta. Schreibt ein Kunde, liest die Rezeption die Nachricht, schaut in Ihrem Kalender nach, welche Plätze pro Mitarbeiter frei sind, und schlägt konkrete Zeiten vor. Sagt der Kunde Ja, steht der Termin im Kalender.
Verschieben, Stornieren und eine Anzahlung, zum Beispiel per Karte, laufen im selben Chat. Ist etwas unklar, gibt die Rezeption das Gespräch an Sie weiter, und Sie bekommen Bescheid.
Es gibt kein Richtig oder Falsch. Es kommt darauf an, wie Ihre Kunden heute schon Kontakt mit Ihnen aufnehmen.
Die Rezeption erfindet keine Leistungen, Preise oder Zeiten. Gebucht wird nur, was in Ihrer Preisliste steht, mit der Dauer, die Sie eingestellt haben. Ist unklar, welche Leistung der Kunde meint, fragt die Rezeption beim Kunden nach, statt zu raten. Und Kunden, die kein WhatsApp nutzen, erreichen Sie damit nicht.
Nicht für Buchungen per WhatsApp. BarbrFlow hat einen eigenen Kalender mit Arbeitszeiten und Leistungen pro Mitarbeiter, und dort trägt die Rezeption die Termine ein.
Nein. Ihr Kunde schreibt an die geschäftliche WhatsApp-Nummer Ihres Betriebs, genau wie jetzt. Er muss nichts installieren und kein Konto anlegen.
Dann gibt die Rezeption das Gespräch sauber an Sie weiter, und Sie bekommen Bescheid. Geraten oder erfunden wird nichts. Jedes Gespräch können Sie selbst mitlesen und übernehmen.
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